Jij bent verantwoordelijk, dus jij moet het kunnen uitleggen
Je zoekers zijn jouw relaties en jij bent verwerkingsverantwoordelijke. Op deze pagina staat wat wij precies doen, zodat je het kunt navertellen aan wie ernaar vraagt.
Let op: er zijn twee documenten
Deze pagina gaat over het systeem en over de woningzoekers die zich bij jou inschrijven. Zoek je wat er gebeurt met de gegevens van bezoekers van woonaccount.nl zelf, kijk dan in de privacyverklaring.
Wie waarvoor verantwoordelijk is
De AVG kent twee rollen en die zijn hier duidelijk verdeeld. Dat is geen formaliteit: het bepaalt wie een verzoek van een zoeker moet afhandelen.
Jouw kantoor
Jij bepaalt waarom en hoe de gegevens van je zoekers worden verwerkt. Jij bent hun aanspreekpunt en jij beslist wat ermee gebeurt.
Stoneart BV
Wij verwerken uitsluitend in jouw opdracht en voor niets anders. Er is een verwerkersovereenkomst volgens artikel 28 AVG, die je vooraf kunt inzien.
Gegevens van jou en je medewerkers verwerken wij wél als verantwoordelijke, bijvoorbeeld voor facturatie en support. Daarvoor geldt onze privacyverklaring. De volledige overeenkomst staat op verwerkersovereenkomst.
Vier soorten gegevens, meer niet
Alles komt van de zoeker zelf. Er wordt niets bijgekocht en niets opgezocht.
Naam, e-mailadres en eventueel telefoonnummer.
tot verwijderingPlaats, prijsklasse, type woning, huidige woonsituatie, verhuistermijn en een vrije omschrijving van de wensen.
tot verwijderingBekeken woningen, geopende berichten, aangevraagde bezichtigingen en het moment daarvan.
12 maandenWat is aangevinkt, wanneer, en vanaf welk IP-adres. Dit is het bewijs dat je nodig hebt als iemand er later op terugkomt.
looptijd + 3 jaarGeen bijzondere persoonsgegevens
De dienst vraagt niet naar gegevens als bedoeld in artikel 9 AVG, en niet naar inkomen, BSN of identiteitsbewijzen. Dat scheelt je een hoop discussie bij een beoordeling.
Geen geautomatiseerde besluiten
De dienst rangschikt en adviseert, maar neemt geen besluiten met rechtsgevolgen. De beoordeling blijft bij jou, en dat is ook het idee.
Gedragsgegevens worden twaalf maanden na de laatste activiteit opgeruimd. Daarna weten we nog wel wíé er zoekt, maar niet meer welke woningen die persoon een jaar geleden bekeek. Voor de dagelijkse lijst is dat ook niet nodig.
Wie het verder kan zien
Met elke partij hieronder is een verwerkersovereenkomst gesloten. Verandert er iets, dan hoor je dat dertig dagen vooraf.
Hosting van applicatie, database en back-ups. ISO 27001, ISO 9001 en NEN 7510 gecertificeerd, met ISAE 3402 type II-rapportage.
NederlandVerzending van matchberichten, weekoverzichten en systeemberichten. Ontvangt naam en e-mailadres.
Europese UnieOpstellen van het advies bij een match en van het wekelijkse overzicht. Ontvangt uitsluitend de vrije omschrijving uit de zoekopdracht, zonder naam, e-mailadres, telefoonnummer of adres. De teksten worden niet gebruikt om modellen te trainen.
VS, met standaardbepalingenEén nuance bij dat vrije tekstveld. Wij sturen zelf geen contactgegevens mee, maar het veld is vrije tekst. Schrijft een zoeker daar zelf iets persoonlijks in, dan gaat dat mee. Bij het invulscherm staat daarom de vraag om er alleen woonwensen in te zetten.
Hoe het beveiligd is
Een uitgebreidere beschrijving met implementatiedetails is op aanvraag beschikbaar. Die staat niet openbaar, omdat zulke details op zichzelf een risico vormen.
- ▪Versleuteld transport. Al het verkeer van en naar de dienst loopt over TLS 1.2 of hoger.
- ▪Wachtwoorden. Versleuteld opgeslagen met een moderne hashfunctie, nooit leesbaar en niet herleidbaar.
- ▪Toegangsbeheer. Rolgebaseerd, met harde scheiding tussen kantoren. Niemand ziet gegevens van een ander kantoor.
- ▪Kortlopende tokens. Ondertekend en zonder persoonsgegevens in de token zelf.
- ▪Misbruikbeperking. Snelheidsbegrenzing op alle publieke eindpunten, met logging van afwijkend gedrag.
- ▪Auditlog. Elke wijziging in toestemming wordt vastgelegd met tijdstip, IP-adres en uitvoerder.
- ▪Back-ups. Elke nacht, zestig dagen terug te halen, versleuteld opgeslagen.
- ▪Scheiding van omgevingen. Ontwikkeling en test draaien zonder echte persoonsgegevens.
- ▪Datalekken. Wij melden een inbreuk aan jou binnen achtenveertig uur na ontdekking. Jij beoordeelt of er gemeld moet worden bij de Autoriteit Persoonsgegevens; dat is jouw rol als verantwoordelijke.
Ingebouwd, niet op aanvraag
Elke zoeker regelt dit zelf in zijn eigen account. Jij hoeft er niets voor te doen en er hoeft niemand een verzoek af te handelen.
Inzage
Een overzicht van alles wat er is vastgelegd, op elk moment op te vragen.
Correctie
De zoekopdracht en de contactgegevens zijn zelf aan te passen.
Verwijdering
Eén knop, en het is weg. De berichten stoppen direct.
Overdracht
Downloaden in een bestand dat overal te openen is.
Bezwaar
Per soort bericht aan of uit, of alles stil zetten tijdens een vakantie.
Toestemming intrekken
Op dezelfde plek waar die is gegeven, en het wordt vastgelegd.
Voor je zoekers staat dit uitgelegd op voor woningzoekers. Die pagina kun je gerust doorsturen.
Laat het gerust nakijken
Wil je de verwerkersovereenkomst voorleggen aan je adviseur, dan sturen we hem als document toe. Dat mag voordat je ergens aan begint.
Zie je iets wat je anders zou willen, dan horen we het graag. Het is een modelovereenkomst en geen dictaat.